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Word 的高级应用

一、处理长文档

有时需要编辑很长的文档，如果采用普通的方法来创建、编辑、修改或者维护会比较麻烦。实际上可以采用大纲视图、创建主控文档和子文档的方法来处理长文档。这种方法的优点是操作方便，维护容易，且可多人协作完成。

1.在大纲视图中组织文档结构

由于长文档含有较复杂的结构，在普通视图、页面视图下不容易编辑、维护，所以一般采用大纲视图来编辑长文档。打开文档，并切换至大纲视图，可以看到窗口中增加了“大纲”工具栏，如图4-40所示。

图4-40“大纲”工具栏

（1）为段落指定大纲级别 将插入点移到要设置大纲级别的段落上，单击大纲工具栏中的提升按钮“

”，或降低按钮“

”可改变段落的大纲级别。

（2）改变段落位置单击一下要移动的段落，然后使用上移“

”按钮或下移“

”按钮可改变该段落的位置。

（3）展开或折叠文本利用展开按钮“

”与折叠按钮“

”可展开或折叠下一级标题。“显示级别”下拉列表框用于指定大纲视图中文档要显示的最低一级标题级别。

2.创建主控文档和子文档

Word 2003中可以使用主控文档和子文档来处理长文档。主控文档是指包含一些相互独立的文件（即子文档）的文档，该文档对所包含的子文档进行有效的组织和管理。在主控文档中，可将所有子文档作为一个整体进行维护、编排、校对等操作，并可生成整个文档的目录。所有子文档可由多人分工完成，最后再将各部分合并到主控文档中。

（1）创建主控文档 新建一空白文档并切换至大纲视图，在文档中分别输入各个子文档的标题并指定大纲级别，如先输入“第一节 Word 2003 简介”、“第二节 字符操作”、“第三节 段落操作”等等，然后在工具栏中的“大纲级别”下拉列表框中依次选择“2级”，这样就为每节内容设置相应的标题样式和大纲级别。一般来说，输入主控文档的内容时，不宜过于复杂和详尽，通常只包含章、节标题即可。

（2）创建子文档选中已设置的标题文本，单击“主控文档视图”按钮“

”，即可在“大纲”工具栏中显示“创建子文档”按钮“

”，单击该按钮即可为选中的标题创建一个子文档，如图4-41所示。

图4-41 主控文档示例

（3）保存主控文档和子文档 选择菜单“文件”的“另存为”命令，选定保存位置并输入主控文档文件名，如“第4章文字处理”。保存主控文档时，主控文档所包含的每个子文档也同时以单独的文件保存在同一文件夹中，文件名就是每个子文档的标题。

（4）编辑子文档 对于子文档可以单独打开、编辑和保存。方法有两种：可在主控文档中通过超链接打开，也可直接在Word中单独打开，编辑方法则与普通文档相同。

3.生成长文档目录

在Word 2003中可以自动生成长文档的目录。打开指定的主控文档并展开子文档，将插入点置于要生成目录处，选择“插入”菜单中“引用/索引和目录”命令，打开“索引和目录”对话框，切换到“目录”选项卡，如图4-42所示。在该选项卡中进行多种设置，最后单击“确定”按钮，便自动生成目录。

需要说明的是，Word自动生成目录是根据文档中各段落使用的不同样式进行的。所以在编辑文档时，章、节、小节应该使用与其级别相应的样式。

图4-42 索引和目录对话框

二、邮件合并

如果需要将一些内容相同的通知、信函等发送给不同的单位和个人。这些文档中的大部分内容基本相同，只是其中的一些数据有所变化。为提高工作效率，减少重复工作，可以使用Word提供的“邮件合并”功能。

邮件合并过程中，要使用两个文档：一个是主文档，包含公用的内容；另一个是数据源，包含需要变化的数据。合并时将主文档中的信息分别与数据源中的每条记录合并，形成合并文档。

下面以制作学生考试的准考证为例说明邮件合并的过程。

1.创建主文档

创建一个新文档并作为当前窗口打开，文档的内容如图4-43。

2.创建数据源

建立如图4-44所示的Word表格，以“考生资料”为文件名保存在磁盘中，并关闭该数据源文件。

图4-43 准考证示例

图4-44 考生资料

3.合并文档

（1）选择“视图”菜单的“任务窗格”命令，然后再切换到“邮件合并”任务窗格。

（2）在“邮件合并”任务窗格的“选择文件类型”选项组中选择“信函”选项，单击任务窗格底部的“下一步：正在启动文档”。

（3）在任务窗格顶部的“选择开始文档”选项组中选“使用当前文档”。按提示单击“下一步：选取收件人”。

（4）在“选取收件人”选项组中选“使用现有列表”选项，然后单击“下一步：撰写信函”。此时弹出“选取数据源”对话框。在该对话框中选择“考生资料”数据源文件，并单击“打开”按钮，出现“合并邮件收件人”对话框。单击“编辑”按钮可以编辑数据源；单击“确定”按钮关闭该对话框。

（5）此时处于“撰写信函”状态。将插入点定位于主文档“考生姓名”之后，在“撰写信函”选项组中单击“其他项目”，出现“插入合并域”对话框。分别插入“考生姓名”、“性别”、“考号”、“考场”和“座号”等合并域至主文档中，如图4-45所示。

图4-45 插入合并域示例

图4-46 邮件合并结果示例

（6）单击“下一步：预览信函”预览结果。如果需要修改，可单击“上一步”进行修改。

（7）单击“下一步：完成合并”。选择“完成合并”选项组的“编辑个人信函”，弹出“合并到新文档”对话框。在对话框中选择“全部”，并单击“确定”按钮，即可生成合并文档，结果见图4-46。

（8）将合并文档作为一个新文件保存起来。

office高级应用的原理

掌握office各组件的运行环境和视窗元素。掌握word高级应用技术，能够熟练掌握页面、样式、域的设置和文档修订。

Microsoft Office是一套由微软公司开发的办公软件，它为 Microsoft Windows 和 Mac OS X而开发。与办公室应用程序一样，它包括联合的服务器和基于互联网的服务。最近版本的 Office 被称为 “Office System” 而不叫 “Office Suite”，反映出它们也包括服务器的事实。

该软件最初出现于九十年代早期，最初是一个推广名称，指一些以前曾单独发售的软件的合集。当时主要的推广重点是购买合集比单独购买要省很多钱。

最初的 Office 版本只有 Word、Excel 和 Powerpoint；另外一个专业版包含 Microsoft Access；随着时间的流逝，Office 应用程序逐渐整合，共享一些特性，例如拼写和语法检查、OLE 数据整合和微软 Microsoft VBA（Visual Basicfor Applications）脚本语言。

office高级应用是计算机二级吗

Office高级应用是计算机二级。

计算机二级office选择题总分20分，共20题，一题一分。分值分布如下:

1、选择题20分

2、Word操作题30分

3、Excel操作题30分

4、PPT操作题20分

Office高级应用的考试跟其他科目的考试稍微有点不同的是，他的选择题没有明确的要求，别的科目可能选择题要求得分50%以上，不然就算操作题的再高的分数也是判断为不合格，但是Office高级应用的分值是规定分布的，如果操作题做得非常好，但是选择题一题都没对的情况下，也是有可能通过的。不过选择题的话是比较简单的，基本上都是从题库里面出题，只要提前把题库刷熟，就可以得到比较高的分数，选择题分数拿到了，后面的题就可以稍微放松一点点，毕竟它的题目有很多非常细小的点，如果没有耐心和细心的话，可能操作题还是比较容易丢分的，所以选择题应该尽可能的拿比较高的分数，这样可以避免操作题的失误所带来的失分。

总的来说，office高级应用是一个比较简单的考试，也可以说计算机二级就不是一个很难的考试，只要有耐心把题库过一遍，甚至不需要全部都过完就可以对操作题有一个掌握，也不需要报班，只需要自己下载一个操作的软件，然后去B站找视频看，或者去某宝上买个题库，就应该可以过了，但前提是必须要去练习，不练没效果的