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时间都去哪儿了？用Excel统计一天24小时

有时候会被问到一句话：“你每天都在干什么？”因为现在算是我的假期，如果现在要我回答，我可能会说：“我每天都在看书啊，偶尔打打游戏……”接着可能被问到：“哦，那你看了什么书？大概讲了什么内容？有什么收获？”然后，我貌似也一时半会讲不出个具体的所以然了。

在日常生活中，其实我们对时间的感知是主观而感性的，并且因为天生具有自我防卫与自我形象维护的心理倾向，我们对于正面时间利用的评估往往高于实际，对于负面时间利用的评估又往往低于实际。简而言之就是，我们感觉自己每天把大部分的时间都花在正事上，可事实却是我们每天都有大把大把的时间被用于消遣和浪费。

最近一段时间正是这样，由于主要的事情已经忙完了，现在我每天都有大量时间可以自由支配，会有想过利用这段时间做点有用的事，比如看些书什么的。可一段日子过后，我发现自己看书的进度和成果都低于预期，于是不禁怀疑自己每天到底在做什么事？分别用了多少时间？有多少时间用于创造价值？又有多少时间没有得到妥善利用？

基于这一连串问题，我最近尝试使用Excel记录我一天24小时所有活动的耗时情况，并通过分析图表和数据合理评估我当前的时间利用状况，找出其中需要改善的问题。

接下来对具体方法和步骤进行阐述，主要涉及3个环节：统计一天耗时情况、绘制每日统计图、统计长期耗时情况。

为了记录一天中每件事的耗时情况，我构建了一张包含6个项目（列）的表格。

1.1起止时间

事项的开始和结束时间，每一个事项首尾相接，因此一个事项的结束时间也是下一个事项的开始时间。由于要记录一整天的用时情况，所以第一个事项的开始时间为0:00，最后一个事项当天的结束时间也是0:00（24:00）。采用24小时制进行记录，直接按照 “时：分” 的格式输入每一个时点，Excel会将其自动显示为相应的时间格式。

1.2 事项

每一个时段从事的具体活动，不同时段可能会有相同的活动，这里暂时不用考虑去重，按照具体时段记录相应事项即可。

1.3 耗时(h)

计算每一个事项所消耗的时间，在Excel中将起止时间字段下的后一个时间减去前一个时间即可得到对应事项的耗时。由于相减的两个数都是时间格式，因此相减得到的耗时也是以时间格式展现，即“时：分”。

1.4 耗时(m)

前面一个耗时是时间格式，实际上是以小时为基础进行统计，但我个人比较喜欢用分钟作为计量单位，因此在这里还会有个单位转换的处理，具体方法是用耗时(h)字段下的时间 先后乘上 24 和60 （乘上24是将“时：分”格式转化为小时单位，乘上60是将小时单位转化为分钟单位）。最后一定要记得把耗时(m)这一列的单元格格式改成 “常规” ，否则无法正常显示多少分钟。

1.5 事项合并

不同时段可能会从事相同的活动，在进行耗时统计的过程需要将相同的事项及耗时汇总。可直接将全部事项复制粘贴到“事项合并”列，并使用数据选项卡下的 “删除重复项” 功能进行去重处理，注意要选择 “以当前选定区域排序” ，这样就不会对其他列造成影响。

1.6 耗时合并

对重复事项进行合并后，需要对相应的耗时也进行合并。这里采用 SUMIF 函数 ，具体函数形式为 SUMIF(range, criteria,

sum_range)，即 SUMIF( 条件区域，条件，求和数据区域) ，这里的条件区域便是“事项”列下的各个具体事项，条件是“事项合并”列下已经去重的事项，求和数据区域则是“耗时(m)”列下的各事项耗时（注意此处的条件区域和求和数据区域的单元格需要绝对引用，这样就能拖动复制所有耗时合并公式）。通过该处理，便能对不同时段相同事项的耗时求和汇总。

记录完一天的耗时后，可以稍作验算，即对其进行求和，如果最终结果为1440分钟（即24小时），则说明该天的记录是没有遗漏或偏误的。

选中 “事项合并” 与 “耗时合并” 两列，在Excel中插入饼图，得到以下图示。借助饼图，可以非常直观而清晰地反映一天下来 各项事务耗费的时间及其占比 。比如我4月11号睡觉花了475分钟（折合7小时55分钟），占一天24小时的33%；打王者荣耀（一款手游）和看B站、看电影三个娱乐事项的总耗时为325分钟（折合5小时25分钟），占比23%；而我当天用于看书的总时长为291分钟（折合4小时51分钟），占比20%。所以我在4月11日耗时最多的三类活动分别是睡觉、娱乐、阅读，三者总耗时占比已接近8成。

另外，也制作各时段事项耗时的堆叠条形图，选中 “事项” 和 “耗时 (h) ” 两列，在Excel中插入条形图（应该还需要切换一下行列，这个自己容易操作），得到下面的图形。通过堆叠条形图可以清楚看到每个事项具体是在哪一时段进行，条形长度反映了事项的耗时长短，也在一定程度上体现了对 时间的集中化利用程度 ；显然，条形越长，说明有越多的时间被集中起来做同一件事，因此时间的集中化利用率也是更高的。

除了统计一天中做了什么事、分别耗时多少，也有必要从一个更长的时间跨度监测一些重要事项的耗时变动。比如，监测一段时间内每天的休闲娱乐耗时和学习耗时，对比两组耗时，看自己这段时间内是学习花的时间多，还是休闲娱乐花的时间多；以及两者的耗时又怎样的波动趋势，如果学习耗时持续走低，而休闲娱乐耗时一路走高，那么就值得警惕了。

为此，需要另外制作一张表格，如下图，每一列都是一个事项（包括汇总事项），每一行的数据则分别代表每一天在每个事项上所消耗的时间。

这里需要使用一个三层嵌套的函数公式，分别是IF函数、ISERROR函数和VLOOKUP函数。从里往外讲：

VLOOKUP 是一种查询函数，具体形式为 VLOOKUP( 查询值，查询数表，列索引号，匹配类型) ，如下图例，查询值选中“看《长尾理论》”，查询数表选中4月11日当天的“事项合并”与“耗时合并”两列（绝对引用），因为“耗时合并”在查询数表的第二列，因此列索引号为2，匹配类型为“精确匹配”，该项不填、填0、填“FALSE”都可以。

ISERROR 是一种判断函数，用于检查一个值是否错误，返回逻辑值TRUE或FALSE。之所以要是用该函数，是因为在 上一步使用 VLOOKUP 函数查询的过程中，如果在查询数表类找不到相应的查询值，会返回错误信息，而错误信息在Excel 中是无法用于计算的 ；但实际上如果找不到该事项，说明当天并未从事该事项，因此也没有耗时，应该将其记为0。所以，需要在这里判断VLOOKUP函数是否返回错误值，进而继续后面的判断。

IF 是一种常用的条件函数，用法无需多说，这里使用IF函数的作用就在于， 上一步如果由 ISERROR 函数判断为错误值，则返回0 ，如果没有错误，则返回VLOOKUP 函数应该返回的值。

表格中有几列数据是用红色标记的，代表汇总项、例如，看《长尾理论》、看《未来简史》、看《演讲与口才》，本质上都是看书，因此将每行的这三项相加，构成“看书”这一耗时汇总项。

最后，选中需要进行绘图比对的各列数据，在Excel中插入折线图，并添加趋势线及其表达式。由于我比较关注最近这些日子的睡眠、阅读和游戏的时间，因此我选择“看书”“睡觉(总)”和“打王者荣耀”三列数据进行绘图统计，结果如下：

可以看到，每天睡觉的时长相对稳定，呈小幅下降趋势；每天打王者荣耀的时间大体围绕一个稳定值波动，有非常轻微的下降趋势；每天看书的则处于波动上升状态，并且最近两天的看书时长已经超过了打王者荣耀的时间。从上述分析中可以得出一个比较积极的结论，我这段时期对时间的利用方式在进行优化，每天做正事（看书）的时间在增多，偷懒（睡觉）和娱乐（打王者荣耀）的时间在减少，尽管还存在比较大的波动，但趋势是向好的，需要再接再厉。

还是最初的那个问题：“你每天都在干什么？”我觉得时间管理的最终目的就是为了让自己清楚地知道自己每天都做了哪些事，并且在此基础上能够学会合理规划时间。因此解答“每天都在干什么”这个问题，实际上非常重要。切莫用自以为是的主观感知来评价时间的利用情况，人的意识总是欺骗自己，缺少客观事实和实际成果，谁都不能为你花大部分时间做正事的声明提供佐证。这也是我为什么会想出上面的方法来统计日常耗时，算是一种客观评价与审视。

不过还有一点需要说明，我个人认为本文所阐述的方法有其适用和不适用的场景。对于节假日，尤其是长假，该方法可以为我们了解自己日常的利用时间状况、规划假日作息计划提供一定帮助。但是，在平时忙碌的学习和工作中，可能并不那么需要将每一个事项的耗时统计得这么清楚，一方面是因为没有那么多闲工夫，另一方面是因为学习和工作本身就比较饱和，已经能够保障有较多的时间是花在正事上。当然这个得看自己需求，清楚地掌握自己每天时间的利用情况，这总是件好事。

Excel制作项目时间轴

前记：本文是操作实用性文章，分为上下两篇。文章有点长，需要耐心，最好能对着操作一遍。为了让文章读起来不那么吃力，很多操作在截图中反应，精简了文字表达。本文主要分为三部分：

例图展示

例图元素分析

制作步骤

项目管理的九大知识领域中，其中有一个是项目时间管理。而项目时间管理领域中，有个很重要的过程是控制进度。而我们在控制进度时经常用到的一个工具是项目周报。项目周报中有一个很重要的内容就是汇报当前的项目进展。通常我们公司都会先用timeline（时间轴）来展示一下项目进度全貌，接下去再用文字详细展开描述。

今天我就要跟大家分享用Excel制作时间轴的方法。 时间轴的画法有很多种: Visio，PPT，word甚至还有某些项目管理软件生成。我选择Excel来制作时间轴，是因为

ü通用性：Excel是一款普及的办公软件，谁都可以对原文件进行修改。

ü动态化：Excel通过公式，图表的设置生成时间轴，这样只需更新数据源，时间轴就会自动更新，非常方便。

例图展示： （此文在Excel 2016下制作并截图，时间为2017/4/4）

表格里数据的颜色与时间轴图上的散点数据是对应的。

例图是一个项目时间轴，通过这条时间轴我们可以了解以下信息：

ü项目总时长

ü项目里程碑

ü项目各阶段任务进展

ü任务延时评估

ü当前所处位置（当天日期）­­­­­­­­

例图元素分析：

ü标题

ü图例

ü散点数列（重点分析）

Ø 持续时长duration

Ø 实际完成比例

Ø 延时工作量

Ø 今天刻度线

每组散点数列都由一组点组成，而这些点都有这几个属性：X坐标，Y坐标，该点的X误差线，Y误差线。这几个属性值大部分来源于Excel数据表中，参考图2

表1四组散点图数据源来配置

为了便于理解，我把每一组散点图分别做成一个图表。而图1其实就是这四个散点图的综合体。如PS一样，以下四个散点图就是四个图层，把这四个图层叠加，就成了图1的模样。

本文将重点介绍 持续时长 的制作步骤，其它三组制作方法是一样的，只是数据来源不同。具体数据来源的配置请参照表1。

下面将重点介绍 持续时长 的制作步骤，其它三组制作方法是一样的，只是数据来源不同。具体数据来源的配置请参照上文表1。

持续时长 的制作步骤：

ü生成散点图

ü选择数据

ü调节样式

1， 生成散点数据图

点击菜单“插入”à“散点图”，选中第1个散点图类型，生成一块空白的绘图区

2， 选择数据（以持续时长为例）

选中绘图区，右击鼠标，弹出右键菜单，选中“选择数据”，弹出“选择数据源”对话框；

点击“添加”按钮，弹出“编辑数据系统”对话框；

分别选中每一个空，在表格里分别选取相应数据，然后再点击“确定”按钮。

选择数据后，点击“确定”按钮，回到“选择数据源”对话框，点击“确定”按钮，就出来一个的简单散点图。

3， 调整样式

包括：调整横坐标刻度，散点图布局，点样式调整，每个点的横纵坐标线条样式。

Ø 调整横坐标刻度

选中上图横坐标，在Excel界面左侧“设置坐标轴格式”，在“坐标轴选项”设置相应的数值。这里注意，在边界的最小值输入：2016/12，最大值输入：2017/6。输完后，变成了非日期格式。

Ø 散点图布局调整

点击“设计”菜单— “快速布局”à选择布局2，如图，再去掉图例及修改标题。

Ø 点样式调整

选中需要调整的样式，在这里我们选中系列“持续时长”；

选中“设置所选内容格式”，调出“设置数据系列格式”面板；

设置数据，如下图：

点击“设计”菜单“数据标签””左侧”

对每个标签进行相应的名字替换，同时把里程碑点的颜色换成红色以示区别。

Ø 横纵坐标的线条样式

点击“格式”菜单，选中“系列持续时长”，

点击“设计”菜单à快速布局à误差线à其他误差线选项，

调出“设置误差线格式”面板，按照截图上的数据设置，

在“误差线选项”中，选择“系列持续时长X误差线”，再按图设置各数值。

到此， 持续时长 的进度条已经设置成功了。还剩下 实际完成比例 ，延时工作量，今天刻度线的

进度条设置大同小异。只需在同一张绘图区里，重复选择数据，调节样式两个步骤即可得到

如何用EXCEL/WPS制作一天时间管理甘特图

右击甘特图，“选择数据”，添加新的系列，系列名称根据已有系列写，如已有3个系列，则为“系列4’，确定，确定； 右击系列4，更改图表类型，为带直线的散点图； 右击散点图，选择X轴数据为“今天”日期位置，一般用函数TODAY()； 点击甘特图，布局

历时7年，我总结出的6条时间管理经验！（值得收藏）

我的内心一直在追求某种秩序感和价值感，这种追求贯穿整个人生。

还是小学的时候，我就很怕死。那时我经常打开稚嫩的小手，感觉时间如同水流从指缝间流逝，怎么也抓不住，内心感到一种空虚和害怕。

中学读论语，“子在川上曰，逝者如斯夫，不舍昼夜”。内心瞬间被击中，即便晚上很困了我也不想睡觉，害怕闭上眼睛，这一天就又消失了，不曾留下任何有价值的东西。

高中读朱自清的散文《匆匆》，“燕子去了有再来的时候，杨柳枯了有再青的时候，桃花谢了有再开的时候。但是，聪明的，你告诉我，我们的日子为什么一去不复返呢？” 。这篇文章对于时间流逝的焦虑感描述地如此真切，以至于我把整篇文章背诵下来。

这种焦虑感逼问我一个问题——如何才能利用好时间，达到勇猛精进的有序状态？

1、# 番茄工作法# 管理注意力，让做事有节奏

第一次接触时间管理工具是在2013年，接触到番茄工作法。番茄工作法的本质是注意力管理，目的是让做事有节奏。

其核心规则非常简单，强制集中注意力25分钟，然后强制休息5分钟，形成工作节奏。

我开始了首个百天挑战——践行番茄工作法100天。

为此我专门买了一个厨房钟拿到办公室，后来怕计时器的滴答声吵到同事，我改用手机App软件Promodoro。

100天之后我发现自己集中注意力变得更容易，每天收获的番茄也让我小有成就感。

实践小tips： 当处在聚焦时段，尽量不要被打断，忽略所有短信、电话、邮件的干扰。打断或者切换工作会带来显著的注意力和效率的损耗。

番茄工作法对单个任务处理非常有效，但是随着事务逐渐增多且繁杂，我被打断的次数也愈来愈多，急需一套多任务管理工具。

2、# 建立行动清单体系 # 让做事有条理

2014年我开始接触GTD工作法。GTD的本质是建立一套行动清单体系，目的是让做事有条理。

其核心规则有三条：

1)全收集，把所有事情收集起来，然后分类建立行动/目标清单。

2)聚焦需要你立刻着手的下一步行动。

3)定期回顾各行动/目标清单进展。

这种方法最大的好处是用清单释放了大脑内存，不需要害怕遗漏什么工作，更多是聚焦下一步行动。

市面上有很多按照GTD理念设计的任务管理软件，我最先用了Doit.im，它支持网页、手机、PC端同步。最近改用Focus To-Do，因为它同时兼容了番茄钟的功能。

实践小tips： 人无法执行一个项目，只能执行一个个细小的子任务，因此一定要把大的项目拆分到可以立刻执行的子任务，否则这个项目可能长期呆在你的行动清单里没有进展。

GTD多任务管理工具解决了做事有条理的问题，但没有解决任务选择的问题。经常性加班到很晚但成就感不高，重要的项目习惯性拖延，没有时间培养兴趣爱好等问题涉及优先级排序。

3、# 明确优先级排序 #让做事有重点

很早就听说了四象限工作法。四象限工作法的本质是优先级排序，目的是让做事有重点。

其核心规则有四条：

1）重要紧急的事情立刻做。

2）重要不紧急的事情要安排时间做。

3）不重要但紧急的事情授权别人做。

4）不重要不紧急的事情千万别做！

这四条规则说简单也简单，说白了就是做好“先”和“后”的选择。但是真正用起来却非常不容易，因为它要求你做取舍和拒绝！不会拒绝的根本原因是缺乏分辨真正重要事情的能力。

《精要主义》开篇一句话非常深刻，“几乎一切事情的次要性再怎么强调也不为过”，真正重要的事情是少数。只有找到真正对你重要的事情之后，你才有足够的勇气和底气说不。

想象一下你的人生衣柜里塞满了别人的衣服，能忍吗？

实践小tips: 养成时刻问自己WIN（What's Important Now?）的习惯，花时间保护最重要的事情，拒绝不重要的事情。

番茄工作法让做事有节奏，GTD行动清单体系让做事有条理，四象限工作法让做事有重点，这些都是技术层面的具体方法和工具。

越往后我越是发现，时间管理更高效的方式应该是top down，首先选择要走的路，然后再选择具体的方法和工具。意识层面的选择远比技术层面的改进重要得多！

1、通过时间统计法建立投资意识

最早接触时间统计法是看了柳比歇夫的传记《奇特的一生》，惊讶于世上竟然有这种人物，56年如一日记录和利用每一份时间，精确到分钟！他大概是人类有史以来最善于利用时间的人之一。

时间统计法的本质是时间记录和分配，目的是建立对时间投资意识，做长期主义者。

其核心规则有三条：

1）记录每天的时间花销。

2）统计各项生产性和消耗性时间。

3）评估时间投入合理性并及时调整。

受柳比歇夫的启发，我在2018年底把日记模板改成时间流水账的形式，记录事件的开始时间(精确到分钟)、花费时间、事件标签，再统计每天/周/月/年在各个维度项目上的时间支出。

实践小tips： 通过笔记类软件建立时间支出记录的数据库，再配合excel的透视表功能，可以连续追踪在各维度的时间花销变化，然后评估投入的合理性。

通过几年的时间统计和分析，我发现三个严重的问题：

1)常规routine工作和加班占据了几乎所有的时间。

2)周末休息的大部分时间消耗在 娱乐 上，特别是刷手机视频。

3）自己真正想做的项目、想学的技能、想培养的兴趣爱好，一直躺在待办清单里，没有任何进展。

2、通过Timebox工作法强化deadline闭环意识

最早接触到timebox工作法要从一篇介绍埃隆马斯克的文章说起。

马斯克作为多家超级公司的创始人，还坚持送小孩子上学、有时间上电视节目、和女星传绯闻。

带着浓烈的兴趣，我查了马斯克是怎么管理时间的，然后我发现了Timebox工作法。

Timebox工作法的本质是设定deadline承诺，用工程思维推进项目进展。

核心规则有三条：

1）Deadline是固定不能变更的，但工作范畴和投入资源可以调整。

2）聚焦top项目，拆分到可以执行的最小任务。

3）给每个任务安排最少但是足够的时间预算，让自己始终处于deadline的紧迫感。

实践小tips ：Timebox工作法奏效有两个前提commitment和focus。

1） Deadline之所以能成为第一生产力是因为deadline本身是一个commitment。你之所以会准时赴约、按时交稿，是因为你对朋友、对领导许下了一个承诺。

一旦commitment定下来，哪怕时间再赶，你总能想办法按期交付。但是为什么你自己定的deadline却经常守不住？因为承诺的签订至少需要双方，只有内心足够独立和强大的人才能和自己签约。如果自律不够强大，建议寻求他律commitment。

2）因为Deadline is fixed，你必须非常认真地规划每天的工作安排。聚焦真正对你的重要的工作，拒绝不重要的工作。

通过timebox工作法，能够强迫自己每天按期交付Top3工作。但慢慢地我发现这还远远不够。

借用张一鸣的话来说，“今天和明天的事情在昨天已经决定了，今天能规划和改变的是后天的事情”。如果不想被困在现在，就要提前 做好未来规划。

3、通过OKR工作法养成提前规划和聚焦重要目标的意识

所有的时间管理技法走到最后都是为了实现目标，活出你心目中的理想状态。

最终不可避免地触及到那个终极问题，你到底想过什么样的人生？什么对你最重要？你的下个季度、年度的人生大事是什么？

没有想清楚这些问题，完成任务的效率越高，越容易掉入瞎忙活的陷阱。

我发现OKR工作法提供了一套非常好的理念和实践的方法。OKR全称是Objective Key Results目标与关键结果，本质是提前规划你认为最重要的目标，然后高度聚焦推动关键结果达成。

其核心规则也有三条：

1）找到让你振奋人心的目标用一句话简洁描述。

2）定义有数字可衡量、够挑战的关键结果作为里程碑。

3）每周审视OKR进展。

实践小tips： 要弄清楚自己真正想要什么相当不容易，需要长时间叩问内心。

1）利用内心雷达。如果你写下的目标描述感觉平平无奇，说明这还不是你真正想要的。用内心的波动作为标尺，只有当写下的目标描述让你感到振奋人心，感觉到发自内心的认可和力量，才说明你找到了当下真正想要的目标。

就跟逛商场一样，当你看到真正想要的物品时一定会两眼放光，而找到真正满意的物品是不容易的，要多逛、反复审视。

2）利用终局思维。今年复活节期间我去逛了一趟德国的公墓，从墓碑上看到有七八十岁的，也有不满二十岁的小姑娘。

之后一个礼拜那个问题一直在我脑子里萦绕，对我而言什么才是真正重要的？我想在墓碑上刻上什么东西？

我感悟是利用好上帝恩赐的时间，活出内心的自己最重要。继而就会自我提问，今年对我最重要的是什么？这个季度对我最重要的是什么？

现在往回看，我其实走了不少弯路。我走的是bottom-up的形式，先钻研具体的时间管理方法和技巧，让自己做事有节奏、有条理、有重点，然后再往上追溯到理念意识层面，培养时间投资意识、deadline意识和提前规划重要目标的意识。

其实更高效的方式应该是top-down，10年前就应该审视什么对我最重要，然后建立deadline和时间投资意识，再通过具体的时间管理技巧帮助自己高效地推进OKR进展。

以上是我对过去7年时间管理的实践总结。

纪录片《人生7年》记录了一群小朋友从7岁到63岁的人生，每隔七年他们的人生都有较大的变化，似乎七年是一个完整的人生周期。

过去7年我最大的收获是明确了人生目标方向，真正开始sitting in the driver seat，并且意识到时间的紧迫性，以前的很多 娱乐 行为不再有吸引力，取而代之的是做长期主义者。期待下一个七年再次重生。与君共勉！

2021.05.01 in Meerbusch

Wilson Jiang

-End-

江老师整理了一套

“时间统计法“的工具模板

可以方便大家更好地管理时间

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