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怎样用excel做项目管理

excel更适合做数据分析。并不适合做项目管理。excel缺少网络性，不具备管理软件的功能。

虽然经过大量开发可以实现，但是代价太大了。

你如果真的需要项目管理可以在网上找一找，看看有没有现成的。比如：E立方项目管理就不错。

你特别想自己做的话，可以找个快速开发平台，现在这种平台门槛不高，有一定基础就可以自己开发。比如:E立方管理平台，就可以。

我一直在用，不过我用的单机版，自己做的记账用的。

如何用Excel做好项目管理？最后一点你一定要会

Excel是一个老牌又年轻的产品，说它老牌，是因为我们所有人，在拥有自己人生中第一台电脑时，第一个安装的软件就是office全家桶；

说它年轻，是因为这么多年了，它的使用率还是名列前茅。

熟悉老原的老粉都知道，我最喜欢看招聘JD，也喜欢让你们看招聘JD。

看多了招聘JD，你就会发现，我们管理类岗位除了硬性的PMP证书条件以外，还有一项非常重要的能力——熟练使用Excel等办公软件。

很多公司招聘项目经理，都会加上这么一条：要求熟练运用Excel，有时候甚至不提Project，也要写上会用Excel。

在这里，老原想问下有多少人知道这是为什么？

其实原因主要有两个：

第一是，领导或者甲方的电脑里不一定有Project，但Excel一定是人手一份。

其次是，不得不夸一句，Excel实在是太强大了，甚至可以说，其实项目中95%的问题，都可以直接用它搞定，只是很多人不知道而已。

今天的内容，主要分2个部分：

1、怎么用Excel进行项目管理？

2、5个Excel职场习惯，帮你提高协作效率。

废话不多说，今天老原现在就给大家讲讲怎么用Excel搞定项目，老原整理的 项目管理Excel模板 也别错过。私信老原即可领取。

一、Excel可以解决95%的项目问题

Excel在项目管理的全过程中，都扮演至关重要的角色，大概的一个流程我也整理成一张图，可以让大家更清楚的看到，每个环节中的Excel，都在做些什么？

相信看完上图，你应该就明白了，为什么老原会说95%的项目问题都可以通过Excel解决。

接下来的内容，老原建议上图对照接下来的文字进行展开理解。

01  Excel进行任务分解

其实，无论是使用excel，还是使用project，又或者是其他工具，第一步一定是任务分解。

只有学会分解任务，将任务分解得足够细，你才能心里有数，才能有条不紊地工作，才能统筹安排时间表。

正确分解任务，是项目成功的第一步，也就是WBS。

如何进行WBS分解： 目标→任务→工作→活动

至于要怎么用好WBS，这篇文章就不展开赘述了，大家可以回顾一下我之前关于WBS的分享。

推荐阅读：越高级的项目经理，越害怕自己没做好这件事

任务分解之后，你就可以使用excel来自定义你需要展示什么信息。

02 用Excel搞清任务关联

在项目进行中，经常出现这种情况：同事急匆匆来找你，撂下一句，任务截止时间我完不成了，要延后X天。

对方这样做，可能还理直气壮：我都提前告诉你了，总不能不答应吧？

这时候，任务关联图就至关重要了。

你可以用这张表，有理有据的告诉他，这不是我一个人能决定的，你要看你背后的任务答不答应，它们的负责人答不答应。

你如果延后，你的后置任务B就无法如期开始，任务B延后呢，又会影响任务C无法正常开工……多米诺骨牌效应就是如此。

03 用甘特图优化任务分配

将甘特图标注不同的颜色，真的很实用。

这个甘特图的颜色和“任务分解”部分的人名颜色是相关的。也就是与负责人相匹配。

因此，在一个小项目里，我们可以为各种角色指定一个标志色，可以清楚到每个人的任务和进程进行认领

在复杂的项目里，还可以借助excel的颜色筛选，直接将某个人的任务全部筛选出来：

04  关键里程碑

所谓关键里程碑，是一个阶段工作必须要保证的时间点，而这个时间点的顺利完成与否，决定了里程碑以后的各项工作能不能也保证顺利进行。

如果关键里程碑都无法保证，将意味着里程碑以后的各项任务要重新调整。

将关键里程碑标注为醒目的红色，并加上里程碑说明，是一个不错的办法。

05  Excel一秒变Project——冻结窗格

Project做出来的计划表，在拖动查看视图时，日期行和任务行锁定能够在原地不动，其实Excel也可以做

Excel的窗格冻结功能就有同样的效果。如图所示：点击你期望冻结的窗格交叉点窗格，点击冻结窗格，即达到目标。

二、5个Excel职场习惯，帮你提高协作效率

过多的功能也不多介绍，好用的东西在精不在多。

分享一些在我的实际工作中，真的有用的一些Excel小习惯/小技巧。

01 把Excel当word用

虽然这是一句玩笑话，表格真正的功能是数据处理好吗？

但现实工作中，一些信息放在Excel里会变得更加直观。这些信息，有一个统一的名字，叫做「清单」

相比Word，Excel在做文档方面确实有几个优势。

1- 信息梳理更清晰

2- 图片排版更方便

3- 表格分页很轻松

4- 记录数据易统计

02  Excel的一些职场好习惯

也很多同学会私下问老原一些Excel方面的问题，其实很多问题都源于习惯。

我也总结了几个Excel的好习惯，都非常非常的简单，简单到你平时都注意不到，但是一旦养成了习惯，除了让自己效率提升，更重要的，可以也让同事觉得你做事很让人放心。

1、工作表名称不要用sheet123

类似的，文件名字也不要用默认的【新建 Microsoft Excel 工作表】。

花5秒给表格起个名字，说明表格的用途，既方便自己，也可以减少和同事时带来不便。

2、给表格加个目录

学员表格发过来，打开一看十几个工作表，我基本就放弃了。

- 每个工作表是做什么用的？

- 问题出现在哪个表格中？

- 表格的相互关系是什么？

不同的工作岗位，这个信息差就像一座大山一样。

或许给你解答的项目管理问题很简单，但是对方不想翻过大山再给你解答。

3、修改表格时先另存备份

模板类的表格，使用之前一定要对空白表格、原始模板另存备份，谁用过谁知道，清空模板里的数据，也是一个体力活。

4、打印前先预览页数

每个用表格的人都有过这样的经历。

表格明明只有一页，打印出来有好几页，每页内容还不全。这是表格打印预览没有设置好。

这4个好习惯，背后其实是一些职场沟通合作的习惯。

第一，存档复盘的习惯。

对工作进行留档备份，总结优缺点，及时改进和提升。

比如：表格另存备份，打印前确认预览效果

第二，交付利他的习惯。

和同事合作时多为多方考虑一些，保证自己工作产出质量，对方接手更轻松、没有有疑惑。

比如：文件命名的习惯，不全选复制、先完成工作再研究高级方法。

话说回来，不管是用什么软件，完美完成项目的关键还是在于人。只有团队有足够的执行力，工具才能发挥出更大的价值。

项目经理是需要极强的沟通和协作的岗位，工作中多点“利他思维”，项目推进一定会顺利得多。

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想用EXCEL实现其Project项目计划管理的功能

1.下载Blue Excel软件。并安装。

2.安装完成后，新建Excel文件并打开。

切换到Blue Excel工具栏。

3.点击Plan Tool Bar 按钮显示Plan Tool Bar 工具栏。点击工具栏上的创建模板按钮，弹出模板生成对话框。

4.在对话框内输入计划起始日期。缺省为当前周加上30周。你也可以选择以工作日为基础的模板和以日历日期为基础的模板。

5.新建计划模板。

6.输入起始日期会自动生成任务条甘特图。

选中任务条可以使用计划工具条上的移动按钮，图形化的移动任务条。使用任务条上的扩展，压缩按钮可以扩展，或压缩任务条。你也可以选中单元格覆盖任务的起始日期，通过工具栏上的创建任务条按钮直接生成任务条。

如何利用excel做轻量级的项目管理

互联网产品或者软件类产品的项目经理通常使用project进行项目管理。但如果是一个不算太复杂的项目是否有更轻量级的工具或者方法呢？马克互联网分享的此文是一个产品经理临时充当了项目经理的管理心得，用excel进行轻量化的项目管理。嗯，话说excel是相当神奇的。之后我们将分享更多的excel使用技巧。

下面即是一个山寨的excel项目管理模版了～颜色配色大家可以忽略，这些都是次要且可以调整的。

Part 01: 任务分解

任务分解是成功项目管理的第一步。术语一般称为WBS。临阵磨枪，看了一些资料，放到这里，以便于大家理解。了解更多，请点击这里。

如何进行WBS分解:

目标→任务→工作→活动

WBS分解的原则:

横向到边即百分百原则——指WBS分解不能出现漏项,也不能包含不在项目范围之内的任何产品或活动。

纵向到底指WBS分解要足够细,以满足任务分配、检测及控制的目的。

WBS分解的方法:

至上而下与至下而上的充分沟通

一对一个别交流

小组讨论

WBS分解的标准:

分解后的活动结构清晰

逻辑上形成一个大的活动

集成了所有的关键因素

包含临时的里程碑和监控点

所有活动全部定义清楚

总之，无论是使用excel，还是使用project，或者是其他任何神马工具，任务分解是第一步，学会分解任务,只有将任务分解得足够细，你才能心里有数，才能有条不紊地工作,才能统筹安排时间表 。

任务分解之后，你可以使用excel来自定义你需要展示什么信息。我的建议是至少展示以下信息：

任务定义：即使线下沟通过，但是在这里的撰写，还是要尽可能定义清楚，是“确认”还是“交付”，或者“完成”，在工作量上是不一样的概念。

最晚开始与截至日期：这里没有用“时长”和“开始时间”，而是用了“最晚开始”和“截至时间”的组合，是因为，截至时间是每项任务经过最终的deadline加上讨论得到的每项任务的“时长”倒退得到的。所以，截至时间是每项任务必须要保证的。我只需要每个负责人知道这一点。而最晚开始时间是截至时间减去“时长”得到的。但是最早开始时间我并不关注，他们什么时候都可以开始，但是我会根据这个最晚开始时间来发出提醒——根据你进行的资源评估，你再不开始就来不及了～

关联任务：设置前置和后置关联：对于任务之间的影响关系一目了然。A任务：代表受前面A任务影响，若A任务不完成，我无法开始。A: 代表本任务是下面A任务的前置任务，若本项任务不完成或有延迟，下面A任务会受影响。这个后面再细说。

当前状态：项目管理表需要每日检查，时时更新，并将重大变化时时通知给相关方。当前状态可以让每项任务的完成情况一目了然，并将延迟的任务重点标识出来。

负责人：每项任务都需要指定一个负责人，而时间点和交付物的标准已经得到了该负责人的正式确认。

Part 02: 顺藤摸瓜的任务关联：

当犀利哥来找你说，我的任务的截止时间点我不能保证，我要延后2天，通过这个后置关联，你能够马上给犀利哥解释说，你的截止时间如果要后延，会导致你的后置任务即1.8无法如期开始，当我们在看1.8任务时，又会发现1.8若有延迟，会影响2.6无法正常开工……因此，若要中途调整项目任务，就需要将相关方叫到一起，评估调整的可行性——一切都要保证最终的关键里程碑。

Part 03: 花花绿绿的甘特图

虽然颜色是土了点，但是将甘特图标注不同的颜色，真的很实用。这个甘特图的颜色和“任务分解”部分的人名颜色是相关的。在一个小项目里，很容易为各种角色指定一个标志色。如此，他打开这个计划表，直接搜寻他的标志色，就对他的任务非常清楚。

——在项目经理排资源时，也很容易一眼看出某人的资源利用情况：有没有因为并行任务太多而导致某人资源过度饱和，有没有有效利用某人的资源等等。

在复杂的项目里，还可以借助excel的颜色筛选，直接将某个人的任务全部筛选出来：

【心得】：

尽量确保资源得到最大的利用，通过甘特图的形象化展示，你可以对你的项目小组的人每个时间在做什么一目了然，基本上不会出现空白的阶段，如果不受其他项目的影响，所有人的资源都在这张图里了。

尽量保证一个人的资源不会在多条任务里并行，除非是两个任务都是50%的资源投入，且必须要一个人同时做——比如上图里的犀利哥的任务时间，出现了并行，就是不太合理，需要被规避的。

使用不同的颜色来标注任务，让多人协作时，只看颜色就清楚自己的时间点是什么。

Part 04: 关键里程碑

所谓关键里程碑是一个阶段工作必须要保证的时间点，而这个时间点的顺利完成与否，决定了里程碑以后的各项工作能不能也保证顺利进行。如果关键里程碑都无法保证，将意味着里程碑以后的各项任务要重新调整。

将关键里程碑标注为醒目的红色，并加上里程碑说明，是一个不错的办法。

Part 05: 强大的筛选功能

excel提供了强大的筛选功能，让你在管理复杂的任务时，也能够游刃有余。

按负责人来筛选：

按当前状态来筛选：

Part 06: 冻结窗格，让软件更加像project

我们也期望excel做出来的计划表，能够在拖动查看视图时，日期行和任务行能够锁定在原地不动。使用excel的窗格冻结功能能够轻而易举达到目的。如图所示：点击你期望冻结的窗格交叉点窗格，点击冻结窗格，即达到目标。

Part 07：与Project相比的不足之处

尺有所短，寸有所短。更何况是一个山寨的项目管理工具了。

甘特图不能够自动生成，需要手动去填充颜色。每次去更改和调整时间，都需要去重新填充一下甘特图。

无其他project提供的高级功能（鉴于我确实没有深入研究过，所以也不清楚，但是貌似目前也不需要那些功能）

Part 08：如何制作？

这个问题是本篇文章的最简单的问题了，相信您比葫芦画瓢也能够画出来，说不定加入您的想法，会比我做出来的模版更好。

我的做法：

Step1：预留左侧6列

Step2：将其余列选择足够多，然后“右键”选择“列宽”，将列宽改成1.8-2.5之间即可

Step3：预留以上3行，左侧6列以上3行用以写项目名称以及任务分解字段名，右侧被改变列宽的头部3行，用来填充日期。

Step4：日期与星期填充，excel其实有强大的自动完成功能，不过日期目前我还没找到自动从今日开始填充的方式，星期的填充，你可以输入一，二后直接使用自动填充工具完成。

Step5：输入已经确认的任务分解结果，输入已经排好的日期，并根据这些填充甘特图

Step6：适当美化，保存分享

另外，特别提出，软件和工具只是软件和工具，计划如果不在日常工作中时时检查，仍然就只是计划，不能真正发挥价值。excel来做项目管理的好处是一般人的电脑上都会安装excel，便于你共享项目计划，但是依然要不断地进行“过问”，及时更新项目每项计划的进度，才能够真正发挥出项目管理的作用。

我还有很多遗留问题需要得到解决，比如：

1. 自动填充真实的日期（星期是已经实现了，但是日期到了30，31号不能够自动从1开始填充）

豆瓣好友“樱桃芭蕉”解决办法：在第一个日期的单元格（假设该单元格是A1）中填入起始日期，比如2010/12/01，在其后的单元格中输入公式=A1+1，然后横向拖曳即可。

同时为了使2010/12/01显示为“1”，可右键选择“设置单元格格式”，在自定义类型中输入d

2. 每次打开软件，将当日的列自动标注红色

豆瓣好友“樱桃芭蕉”解决办法：假设日期在A1单元格中，选择格式菜单中的“条件格式”，选择公式，然后输入= IF（A1=today（）,true,false)，将底色设置为红色即可（heidi目前没有实现整列标注红色，只是单个单元格标注成了红色，以后再研究研究～）

如果您觉得本文对你有用，并且也希望在项目管理里使用一下excel，欢迎不断分享你们的心得。欢迎多多拍砖交流～

(责任编辑：admin)

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如何制作项目管理的EXCEL表？

1 任务分解 ,任务分解是成功项目管理的第一步。任务分解之后，你可以使用excel来自定义你需要展示什么信息.

2 顺藤摸瓜的任务关联,若要中途调整项目任务，就需要将相关方叫到一起，评估调整的可行性——一切都要保证最终的关键里程碑。

3: 花花绿绿的甘特图,在复杂的项目里，还可以借助excel的颜色筛选，直接将某个人的任务全部筛选出来.

4: 关键里程碑，一个阶段工作必须要保证的时间点，而这个时间点的顺利完成与否，决定了里程碑以后的各项工作能不能也保证顺利进行。如果关键里程碑都无法保证，将意味着里程碑以后的各项任务要重新调整。 将关键里程碑标注为醒目的红色，并加上里程碑说明，是一个不错的办法。

5: 强大的筛选功能excel提供了强大的筛选功能，让你在管理复杂的任务时，也能够游刃有余。

6: 冻结窗格，让软件更加像project，使用excel的窗格冻结功能能够使日期行和任务行锁定在原地不动。

7，制作方法：

（1）预留左侧6列

（2）将其余列选择足够多，然后“右键”选择“列宽”，将列宽改成1.8-2.5之间即可

（3）预留以上3行，左侧6列以上3行用以写项目名称以及任务分解字段名，右侧被改变列宽的头部3行，用来填充日期。

（4）日期与星期填充，excel其实有强大的自动完成功能，不过日期目前我还没找到自动从今日开始填充的方式，星期的填充，你可以输入一，二后直接使用自动填充工具完成。

（5）输入已经确认的任务分解结果，输入已经排好的日期，并根据这些填充甘特图

（6）适当美化，保存分享

Excel制作项目时间轴

前记：本文是操作实用性文章，分为上下两篇。文章有点长，需要耐心，最好能对着操作一遍。为了让文章读起来不那么吃力，很多操作在截图中反应，精简了文字表达。本文主要分为三部分：

例图展示

例图元素分析

制作步骤

项目管理的九大知识领域中，其中有一个是项目时间管理。而项目时间管理领域中，有个很重要的过程是控制进度。而我们在控制进度时经常用到的一个工具是项目周报。项目周报中有一个很重要的内容就是汇报当前的项目进展。通常我们公司都会先用timeline（时间轴）来展示一下项目进度全貌，接下去再用文字详细展开描述。

今天我就要跟大家分享用Excel制作时间轴的方法。 时间轴的画法有很多种: Visio，PPT，word甚至还有某些项目管理软件生成。我选择Excel来制作时间轴，是因为

ü通用性：Excel是一款普及的办公软件，谁都可以对原文件进行修改。

ü动态化：Excel通过公式，图表的设置生成时间轴，这样只需更新数据源，时间轴就会自动更新，非常方便。

例图展示： （此文在Excel 2016下制作并截图，时间为2017/4/4）

表格里数据的颜色与时间轴图上的散点数据是对应的。

例图是一个项目时间轴，通过这条时间轴我们可以了解以下信息：

ü项目总时长

ü项目里程碑

ü项目各阶段任务进展

ü任务延时评估

ü当前所处位置（当天日期）­­­­­­­­

例图元素分析：

ü标题

ü图例

ü散点数列（重点分析）

Ø 持续时长duration

Ø 实际完成比例

Ø 延时工作量

Ø 今天刻度线

每组散点数列都由一组点组成，而这些点都有这几个属性：X坐标，Y坐标，该点的X误差线，Y误差线。这几个属性值大部分来源于Excel数据表中，参考图2

表1四组散点图数据源来配置

为了便于理解，我把每一组散点图分别做成一个图表。而图1其实就是这四个散点图的综合体。如PS一样，以下四个散点图就是四个图层，把这四个图层叠加，就成了图1的模样。

本文将重点介绍 持续时长 的制作步骤，其它三组制作方法是一样的，只是数据来源不同。具体数据来源的配置请参照表1。

下面将重点介绍 持续时长 的制作步骤，其它三组制作方法是一样的，只是数据来源不同。具体数据来源的配置请参照上文表1。

持续时长 的制作步骤：

ü生成散点图

ü选择数据

ü调节样式

1， 生成散点数据图

点击菜单“插入”à“散点图”，选中第1个散点图类型，生成一块空白的绘图区

2， 选择数据（以持续时长为例）

选中绘图区，右击鼠标，弹出右键菜单，选中“选择数据”，弹出“选择数据源”对话框；

点击“添加”按钮，弹出“编辑数据系统”对话框；

分别选中每一个空，在表格里分别选取相应数据，然后再点击“确定”按钮。

选择数据后，点击“确定”按钮，回到“选择数据源”对话框，点击“确定”按钮，就出来一个的简单散点图。

3， 调整样式

包括：调整横坐标刻度，散点图布局，点样式调整，每个点的横纵坐标线条样式。

Ø 调整横坐标刻度

选中上图横坐标，在Excel界面左侧“设置坐标轴格式”，在“坐标轴选项”设置相应的数值。这里注意，在边界的最小值输入：2016/12，最大值输入：2017/6。输完后，变成了非日期格式。

Ø 散点图布局调整

点击“设计”菜单— “快速布局”à选择布局2，如图，再去掉图例及修改标题。

Ø 点样式调整

选中需要调整的样式，在这里我们选中系列“持续时长”；

选中“设置所选内容格式”，调出“设置数据系列格式”面板；

设置数据，如下图：

点击“设计”菜单“数据标签””左侧”

对每个标签进行相应的名字替换，同时把里程碑点的颜色换成红色以示区别。

Ø 横纵坐标的线条样式

点击“格式”菜单，选中“系列持续时长”，

点击“设计”菜单à快速布局à误差线à其他误差线选项，

调出“设置误差线格式”面板，按照截图上的数据设置，

在“误差线选项”中，选择“系列持续时长X误差线”，再按图设置各数值。

到此， 持续时长 的进度条已经设置成功了。还剩下 实际完成比例 ，延时工作量，今天刻度线的

进度条设置大同小异。只需在同一张绘图区里，重复选择数据，调节样式两个步骤即可得到